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学位论文写作实用排版技巧推荐

时间:2019-09-02 14:47:32
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于不疑处有疑 —江苏教育新闻网

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学位论文,顾名思义,就是为了申请学位而写作的论文,其实也就是我们常说的毕业论文。学位论文主要包含三类:学士学位论文(本科毕业论文)、硕士学位论文、博士学位论文,每一种都是需要电子版文档。由于学位论文写作时间长、篇幅也长,通常会在写作完成时统一排版。学位论文常见的编辑软件为Office Word,排版工作也通常在此软件下进行,掌握WORD 编排技巧,可以大大提高论文撰写的工作效率。下面我们就以Office Word为例,详细分析学位论文排版技巧。
1.样式
应用样式可以很好地完成各种文本形式的内容的排版,如正文、各级标题、题注等等。首先要注意,一定要把内容和排版分开处理,就像绘图时分两个不同的图层一样。一旦排版出现差错,就单独修改排版,而不是手工在内容上作一次又一次无谓的修改,导致感觉不是在写论文,而是不断在为修改与内容无关的排版而烦恼。
1.1应用的作用及注意事项
样式主要是针对一些格式相同的标题和正文而言的,不要每到一处就手动设置一遍,或是使用格式刷。使用样式的好处一是可以在视图中看到文档结构图,在浏览时可以随时跳到想要的位置,二是,利用样式可以自动生成论文的目录, 通过这种方式生成的目录是一个域,内容和页码可以随着正文内容的改变更新后同步改变,只要全选后按下F9 就可以了。
使用样式时,一般都用不到内置的样式,需要根据不同的格式要求进行设置,主要是对一些标题的格式。还要注意的一点是,在设置样式时,如果正文的字体不是默认的5 号字,就要先对“正文”样式进行设置,否则等其它设置完成,再设置“正文”样式,可能会导致不是正文的内容出现字体不符的情况,这是因为默认的样式字体都是基于“正文”之上的。
1.2 样式的应用步骤
1)建立新样式
Office Word 提供了一个样式和格式的管理操作,可以用来管理样式。用它可以将样式从一个文档或模板复制到另一个中,不需要再次创建或修改同一个样式。还可以重命名样式,或者将文档、模板中无用的样式删除。使用方法如下:
选中已经设置好格式的某一部分字体,单击【开始】菜单中的【样式】菜单项中的【将所选内容保存为新快速格式】,然后保存为自己定义的样式名。通常情况下,样式一般也不需要自己从头设置可以先从模板把原有的样式拷过来,然后在此基础上修改。

2)修改样式
在【样式】栏中选取要修改的样式名称,点击【应用样式】,弹出【修改样式】对话框,如图2。然后点击【修改】选项;在该面版中注意将“后续段落样式”选为“正文”,如图3 所示。


3)应用修改好的样式撰写或排版
在把样式拷贝过来并修改好, 将格式应用到文档有两种方式:一种方法是将各种样式定义完后,输入时直接按照这种样式进行。另外一种方法,按照“正文”样式输入,然后将该段文字选中后,在格式栏中的第一项中选择需要的“样式”名称。
2.图表和公式的自动编号
学术论文中必然少不了大量的图表和公式,而图表和公式通常要按在正文中出现的先后顺序进行排序编号,例如图1-1、表2-1,公式(3.1)等。如果在原有的排序中再增加或删除图、表或公式时,编号的手动更新将是一件非常麻烦的事情。而且正文中还有很多地方需要对图表或公式的编号进行引用,如“结构框图如图2-3”。手动的方式不仅费时,而且容易出现遗漏或误引。因此,图表和公式的自动编号功能在学术论文的排版过程中具有非常重要的作用。
具体方法:自动编号可以通过Word 的“题注”功能来实现。将图插入文档中后,选中新插入的图,然后在【引用】菜单下的【题注】栏,点击【插入题注】,如图4。按论文格式要求,【新建标签】“图1-”,题注编号格式默认为阿拉伯数字。单击“确定”后,在图片下方将自动插入图标和序号,如“图1-1”。当第二次点击【插入题注】时,则不再需要新建标签,而是在【标签】下拉菜单中选取已有的标签即可,Word 会按图在文中出现的先后顺序进行自动编号。


自动引用图表或公式编号的方法:将光标放在文中需要插入引用的地方,然后在【插入】或【引用】菜单中点击【交叉引用】。进入【交叉引用】对话框之后,在【引用类型】的下拉菜单中根据文档需要选择“公式”、“图表”或自定义的“图”,如图5 所示。【引用内容】下拉菜单中选择“只有标签和编号”。这样一来,当调整图表或公式的前后顺序后,选择正文中的引用部分,然后按功能键F9 或点击鼠标右键的“更新域”,所有的图表或公式将实现自动的重新排序和引用。另外,关闭文档后再打开Word 也会更新所有的域。
3.参考文献的编号和引用
论文结尾时参考文献的编号最好自动编号。否则在正文中引用产生的问题和图表公式手动编号和引用的问题是一样的。解决问题的方法有很多,其中一种既实际又简单:首先以项目编号的形式把参考文献在论文后面列出,然后在正文引用的地方直接点在【引用】菜单选【交叉引用】就可以了(与图标公式的引用方式类似)。这种方法应该是最简单方便的。
4.目录的制作
在对标题分级是自动生成目录的前提。首先在【视图】菜单中选择【大纲视图】, 然后在正文中选择需要设定的标题, 如“1.4 目录的制作”,因为这个标题是属于二级目录,所以在【大纲工具】栏中的级别下拉菜单选择“2 级”。以此类推,如标题“二、排版技巧”选择“1 级”。将各标题按照层次要求分别定义好级别。也可利用前面介绍的“样式”功能对其定义,关键是注意级别是否正确。
在各标题级别定义完成之后,在正文前添加“目录”二字,并设置好格式。在接下来的段落中,【引用】菜单栏中选择【目录】下拉菜单,插入“自动目录1”,Word 就自动生成目录。如果需要更新目录内容或格式,则点击“插入目录”对话框,更改相应设置后,新目录将自动替代原有目录。如果以后的正文内容、页码或章节标题发生改变,只需直接更新目录即可。
5.页眉页脚的制作
5.1 “节”的概念
这里的“节”代表着对某一段连续文档内容,保持相同的页面布局、页码编号以及页眉页脚等统一形式。对“节”的定义,可以在【页面布局】菜单中选【分隔符】下拉菜单,通常选择“分节符”的类型为“下一页”。这样分节符上下文字则属于不同的“节”。对于不同的节,可以设置不同的页眉页脚。
5.2 页眉
如果每个章节的页眉不同,则将其分为不同的“节”。光标移到需要定义页眉的章节,在【插入】菜单中【页眉】下拉菜单中选择所需格式的页眉或“编辑页眉”。系统默认状态下,所有“节”的页眉是相同的,此时工具栏上有一个“链接到前一条页眉”呈激活状态。如果希望本节的页眉与前一节不同,则将此按钮调整为“非激活”状态,然后直接修改页眉作为本章节的标题,前一章节的页眉将不受影响。如法炮制可以独立设置其余各章节的页眉。
5.3 页脚和页码
通常而言,论文的页脚只有页码,且从正文的章节内容开始进行编号。但在正文之前,还有封面、中英文摘要和目录等内容,这些内容是不需要编页码或单独编页码的,所以这些内容与正文一定不在同一“节”内,需要单独设置“节”。与页眉的设置方法类似,在【插入】菜单栏设置【编辑页脚】中插入页码,并确保第一章节的“链接到前一条页眉”按钮处于非激活状态,, 这样正文页码与前面页面的页码将会有所不同。
6.其它小技巧
6.1 新章节的分页
论文中每个章节都希望从新的一页开始,可以在前一章的最后一行放置一个分页符,即在【页面布局】菜单中的【分隔符】下拉菜单中选择“分页符”。这样无论前一章的版面怎么变化,后一章的标题和内容总是在下一新页中出现。也可以用【开始】菜单中的【段落】设置,在【段落】对话框中的【换行和分页】中选中“段前分页”选项。
6.2 公式编辑器产生的行距变大问题
在出现行距变大情况的段落,把段落行距设置成固定行距,而不是多倍行距,在后面的框中填入格式需要的行距即可,或者取消段落设置对话框中的“如果定义了文档网络,则对其到网格”选项。当对带有公式编译器的段落使用格式刷后,公式或字母可能会相对于同行的其它文字的水平位置偏高。这种情况下,最好打开公式编辑器,将其内容复制后,删除整个公式编译器内容,然后在段落里重新粘贴即可。
6.3 对齐的技巧
由于某些图或者其它内容的引入,容易使论文某些内容的对齐成为麻烦,这时不要用空格来对齐,解决方案:一是,利用【页面布局】栏中的【分栏】工具;二是,用表格,然后隐去表格线;三是,采用鼠标在水平标尺的对应位置上制作一个制表符,然后采用Tab 键将内容与制表符位置对齐。